Nota de informare privind prelucrarea datelor

aplicabilă începând cu data de 13.11.2023

1. INTRODUCERE ȘI CONTACT

DAMIAN ANFILE S.R.L., societate cu răspundere limitată, cu sediul social în Aleea Valea Siretului nr. 1, bl. P2, sc. 1, ap. 6, Sector 6, București, înregistrată în Registrul Comerțului cu nr. J40/16322/01.09.2023, având CUI 48717418 (“Operatorul” sau „noi”) gestionăm website-ul  www.damiananfile.ro („Site-ul”), și organizăm o serie de evenimente culturale, conferințe și tururi ghidate în București.

Interacțiunea dvs. cu Operatorul poate presupune prelucrarea datelor dvs. în condițiile descrise în prezenta notă de informare privind prelucrarea datelor („Informarea”).

Scopul acestui document este de a vă informa despre modul în care vă prelucrăm datele dvs. cu caracter personal (“Datele Personale”) ca urmare a interacțiunii cu noi prin orice mijloace, inclusiv în contextul participării la evenimentele, tururile sau conferințele organizate de Operator, precum și prin utilizarea Site-ului, și de a vă aduce la cunoștință ce drepturi aveți în legătură cu această prelucrare.

Citiți cu atenție prezenta Informare, înainte de a ne transmite orice Date Personale.

Atunci când colectăm și utilizăm Date Personale respectăm următoarele principii:

• Suntem transparenți în ceea ce privește scopurile în care folosim Datele Personale;
• Ne asigurăm că avem întotdeauna un temei legal pentru prelucrarea Datelor Personale;
• Colectăm și utilizăm minimul necesar de Date Personale, respectând astfel principiul minimizării datelor;
• Menținem Datele Personale actualizate, exacte și complete;
• Nu stocăm Datele Personale mai mult decât este necesar;
• Păstram Datele Personale în siguranță;
• Respectăm drepturile persoanelor fizice în ceea ce privește Datele Personale;

Pentru orice întrebări/cereri despre modalitatea în care prelucrăm Datele Personale, vă rugăm să ne contactați în scris  la următoarea adresă de email: [email protected]. De asemenea, ne puteți contacta la adresa sediului nostru din Aleea Valea Siretului nr. 1, bl. P2, sc. 1, ap. 6, Sector 6, București.

1. DEFINIȚII

• CUM COLECTĂM DATELE PERSONALE
• direct de la dvs. (de exemplu când ne contactați prin intermediul unui formular pus la dispoziție de Site sau prin intermediul datelor de contact pe care vi le indicăm – în această categorie este inclusă și corespondența purtată cu dvs., cum ar fi notificări, solicitări, întrebări, sesizări, reclamații etc.).
• de la alte persoane care au inițiativa de a vă înscrie la Evenimentele noastre ca Participant, prin intermediul formularelor din Site sau ne furnizează datele dvs. de contact în orice alt mod;
• date observate de noi atunci când navigați pe Site.

Colectăm Datele dvs. Personale:

1. La înscrierea la Evenimente

Pentru înscrierea la Evenimentele organizate de Operator, ne puteți contacta prin intermediul formularului pus la dispoziție pe Site.

Ca urmare a acestei înscrieri, și în măsura în care este necesar, veți putea fi contactat pe email sau telefon, utilizând datele indicate de dvs. în formular, pentru a vă oferi alte informații suplimentare necesare și/sau pentru a vă confirma înscrierea, în funcție de caz.

În acest context, Datele dvs. Personale vor fi prelucrate în scopul înscrierii și participării în cadrul Evenimentelor.

În aceste situații vom prelucra Date Personale precum:

• Date de contact: numele și prenumele, adresa de e-mail, numărul de telefon, pentru a vă confirma înscrierea, respectiv pentru a vă contacta în legătură cu informații utile despre Evenimentele la care v-ați înscris (de exemplu, vă vom putea reaminti de Evenimentul la care v-ați înscris printr-un SMS transmis în ziua anterioară Evenimentului).
• Adresa de e-mail, pentru a transmite factura aferenta achiziției biletului de participare.
• Calitatea de pensionar, student, elev, pentru a vă acorda reduceri / gratuitate la participarea la Evenimente.
• Categorie de vârstă, oraș, pentru scopuri statistice avute în vedere de Operator.

Pentru rezervarea finală a locurilor în cadrul unui Eveniment este necesară achitarea integrală a prețului biletului de participare, prin plata cu cardul. Nu prelucram Date Personale aferente efectuării plății (de ex. datele cardului), aceste date fiind prelucrate de către partenerul nostru Netopia Payments. Pentru mai multe detalii privind modul în care acest operator de date independent prelucrează datele dvs. Vă rugăm să parcurgeți nota de informare pusă la dispoziție de acesta – https://netopia-payments.com/nota-de-informare-gdpr-platitori/.

Ulterior înscrierii, participarea la Evenimente se va desfășura potrivit Termenilor și Condițiilor la care Participanții aderă. Termenii și Condițiile acceptate de Participanți au valoarea unui contract încheiat între aceștia și Operator.

Operatorul poate organiza și desfășura, de asemenea, Evenimente personalizate, la cerere. În acest context, pe lângă Datele Personale prelucrate la Evenimentele standard, Operatorul poate prelucra orice alte Date Personale care reies din solicitarea de organizare a Evenimentului personalizat.

Temeiuri legale în baza cărora are loc prelucrarea Datelor Personale:

1. efectuarea de demersuri la cererea persoanei vizate pentru încheierea și executarea contractului de prestări Servicii (Termenii si condițiile cu valoare de contract, în cadrul căruia dvs. veți avea calitatea de Beneficiar). Datele Personale sunt prelucrate în scopul încheierii și executării acestui contract, cu privire la Evenimentul la care doriți să participați, având în vedere interesul arătat de dvs.
2. interesul legitim de a confirma înscrierea Participanților la Eveniment, respectiv de a lua legătura/ de a comunica cu persoana înscrisă ca Participant al Evenimentelor.
3. îndeplinirea obligațiilor legale aflate în sarcina Operatorului (precum cele referitoare la menținerea evidențelor contabile și realizarea raportărilor către autoritățile fiscale).

Vom stoca aceste Date Personale pentru o perioada de 3 ani de la data la care a avut loc Evenimentul la care ați participat. De asemenea potrivit legislației fiscale relevante, vom stoca Datele Personale necesare evidențelor contabile (precum datele de facturare a Serviciilor) pe o perioada de 10 ani.

1. Pentru promovarea activității Operatorului

Ne dorim sa promovam activitatea/ Evenimentele/ Serviciile Operatorului folosindu-ne de imagini foto-video realizate în cadrul Evenimentului, în dinamică, fără a urmări în mod special persoanele participante. Totuși este posibil ca aceste persoane să fie surprinse și identificabile în fotografii sau în filmările pe care le vom realiza.

Vom transmite aceste materiale către participanții la respectivul Eveniment și vom putea utiliza aceste fotografii sau filmări în postări pe social media, articole, reportaje, și orice alte materiale de promovare.

În acest scop, vom prelucra Date Personale: imaginea foto și video și vocea Participanților la Evenimente.

Temeiul în baza căruia are loc prelucrarea Datelor Personale este, în funcție de context:

1. în cazul imaginilor de ambient (materiale foto sau video de cadru larg, ce au ca obiectiv surprinderea atmosferei generale a Evenimentului, fără scopul de a identifica persoanele), prelucrarea datelor este realizată în temeiul interesului nostru legitim de a ne promova activitățile;
2. în cazul imaginilor de prim plan (materiale foto sau video de tip portret, sau care au in prim plan persoanele), prelucrarea datelor este realizată în temeiul consimțământului Participantului/ consimțământul părinților/ tutorilor/ persoanelor care exercită autoritatea părintească asupra Participantului minor, exprimat față de fotograful Evenimentului. Pentru acest scop, consimțământul poate fi exprimat prin orice modalitate clară prin care vă manifestați acordul (chiar și verbal sau prin conduita dumneavoastră) pentru a fi fotografiat.

Datele Personale sunt prelucrate numai pentru scopurile specificate și sunt păstrate cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor în care au fost prelucrate sau până la solicitarea de ștergere din partea Persoanei Vizate.

1. La plasarea unei comenzi

Prin intermediul Site-ului puteți comanda cadouri personalizate (texte personalizate tip epigramă/poem/hrisov, tricouri personalizate etc.).

În acest context, vom prelucra Datele dvs. Personale: nume și prenume, adresa de e-mail, număr de telefon, adresa poștală, numele destinatarului (dacă este cazul), precum și alte informații relevante pe care alegeți să ni le transmiteți.

Vom prelucra aceste date în scopul realizării și livrării cadourilor personalizate.

Temeiuri legale în baza cărora are loc prelucrarea Datelor Personale:

1. efectuarea de demersuri la cererea persoanei vizate pentru încheierea și executarea contractului (în cadrul căruia dvs. veți avea calitatea de Beneficiar).
2. interesul legitim de a de a lua legătura/ de a comunica cu Beneficiarul Serviciilor Operatorului (de exemplu, pentru livrarea produselor).
3. îndeplinirea obligațiilor legale aflate în sarcina Operatorului (precum cele referitoare la menținerea evidentelor contabile și realizarea raportărilor către autoritățile fiscale).

Vom stoca aceste Date Personale pentru o perioada de 3 ani de la data la care comanda a fost livrată. De asemenea potrivit legislației fiscale relevante, vom stoca Datele Personale necesare evidențelor contabile (precum datele de facturare) pe o perioada de 10 ani.

1. Atunci când ne contactați în orice alt scop

Ne puteți contacta prin intermediul detaliilor puse la dispoziție pe Site (prin e-mail, telefonic sau prin orice alte mijloace).

În acest context, vom prelucra Datele dvs. Personale: nume și prenume, adresa de e-mail, număr de telefon, adresa poștală, precum și alte informații pe care alegeți să ni le transmiteți.

Prelucrăm aceste Date Personale în temeiul interesului nostru legitim, pentru a răspunde la întrebările, solicitările sau sesizările dvs.

Vom stoca aceste Date Personale pentru o perioada maximă de 3 ani de la ultima interacțiune cu dvs., de la soluționarea definitivă a problemei sesizate sau până la solicitarea dvs. de ștergere a acestora (în măsura în care se aplică dreptul de ștergere).

Puteți interacționa cu noi folosind profilul dvs. Facebook sau Instagram. Vă rugăm să aveți în vedere că această interacțiune este supusă politicilor pe care le puteți consulta pe aceste platforme. Daca nu sunteți de acord cu termenii si condițiile sau cu politicile acestor platforme, vă rugam să ne contactați prin celelalte metode indicate pe Site.

1. Atunci când vă abonați la newsletter

Această prelucrare este opțională și depinde de consimțământul dvs. liber exprimat atunci când vă  doriți ca noi să vă ținem la curent, prin newsletter, despre activitatea Operatorului. În aceste condiții vom prelucra următoarele Date Personale: nume și prenume, adresa de e-mail.

Abonarea la newsletter are loc în temeiul consimțământului dat de dvs. prin bifarea căsuței de abonare prevăzută în formularul de pe Site. Acest consimțământ poate fi oricând retras utilizând indicațiile transmise de noi cu ocazia fiecărei comunicări (linkul de dezabonare inclus la finalul mesajelor) sau printr-o solicitare transmisă pe adresa de e-mai: [email protected].

Datele dvs. Personale vor fi păstrate în evidentele noastre pentru transmiterea comunicărilor despre activitățile Operatorului până la momentul în care vă retrageți consimțământul.

1. Atunci când navigați pe Site

La momentul accesării Site-ului nostru prelucrăm o serie de Date Personale, transmise de către browser-ul dvs. în mod automat, cum ar fi: adresa IP (internet protocol), tipul browser-ului și versiunea sa, tipul de dispozitiv utilizat și sistemul de operare, data și ora accesării Site-ului etc.

În temeiul interesului nostru legitim (în ceea ce privește cookie-urile strict necesare), respectiv în temeiul consimțământului dvs. acordat prin exprimarea preferințelor în legătură cu cookie-urile opționale, utilizam aceste informații în scopul de a ne ajuta să concepem Site-ul nostru astfel încât să corespundă cât mai bine nevoilor utilizatorilor noștri. De asemenea, putem utiliza adresa dvs. IP pentru a ne ajuta să diagnosticăm problemele pe care le avem cu serverul și pentru a administra Site-ul. Pentru detalii privind prelucrarea Datelor Personale prin intermediul cookie-urilor sau altor tehnologii similare, accesați Politica privind Cookie-urile.

1. DEZVĂLUIREA DATELOR PERSONALE

Vom divulga Datele dvs. Personale doar în scopurile și către persoanele descrise mai jos. Vom lua măsurile adecvate pentru a asigura faptul că Datele Personale sunt prelucrate, securizate și transferate conform legii aplicabile.

Nu transferăm sau divulgăm Date Personale terților din afara Spațiului Economic European.

Vom putea dezvălui Datele Personale terților care ne prestează anumite servicii care necesită și prelucrarea acestor date:

1. furnizorilor de produse și servicii, cum ar fi:

1. servicii de organizare și promovare de evenimente, servicii de turism, servicii foto și video, servicii care administrează Site-ul, servicii care administrează newsletter-ul prin email, servicii de curierat etc.;
2. furnizori de sisteme IT și furnizorii de servicii de asistență aferenți, inclusiv arhivarea de emailuri, furnizorii de servicii de telecomunicații, realizare copii de rezervă și recuperare în caz de dezastru, servicii de securitate informatică și alți furnizori de servicii externalizare;

• contabili, auditori, avocați sau alți experți externi, în cazul în care activitatea lor necesită aceste informații.

1. alte entități, cum ar fi autorități și instituții publice.

De asemenea, putem divulga Datele Personale către alți terți:

• în cazul în care ne solicitați sau ne dați acordul în acest sens;
• persoanelor care pot demonstra ca dețin autoritatea legală de a acționa în numele dvs.;
• în cazul în care avem obligația de a dezvălui Datele Personale pentru a respecta o obligație legală sau o solicitare din partea autorităților.

Terții către care alegem să distribuim Datele Personale conform celor de mai sus sunt limitați (prin lege și contractual) în capacitatea lor de a utiliza Datele Personale strict pentru scopurile specifice identificate de noi. Ne vom asigura întotdeauna că oricare terți cu care alegem să împărtășim Datele Personale sunt supuși obligațiilor privind protecția datelor. Cu toate acestea, pentru evitarea dubiului, acest lucru nu poate fi aplicabil atunci când divulgarea nu este decizia noastră (de exemplu, dacă trebuie să furnizam Datele Personale ca urmare a unei solicitări obligatorii din partea unei autorități publice). 

Site-ul nostru poate conține linkuri către alte website-uri aparținând terților. Nu controlăm politicile de confidențialitate ale acestor website-uri. Vă recomandam să consultați aceste documente cu atenție.

1. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ

• Dreptul de acces

Aveți dreptul de a obține de la Operator, în baza unei cereri formulate de dumneavoastră în acest sens, informații legate de Datele Personale pe care le deținem despre dvs., inclusiv:

• să vă confirmăm că prelucrăm sau nu Datele dvs. Personale;
• informații legate de scopul prelucrării; categoriile de Date Personale vizate; destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost sau urmează să le fie divulgate aceste date; perioada pentru care se preconizează că aceste date vor fi stocate;
• în cazul în care Datele Personale nu sunt colectate direct de către noi, orice informații disponibile privind sursa acestora;
• dreptul de a obține o copie a Datelor dvs. Personale pe care noi le prelucram. Dacă solicitați alte copii ale Datelor Personale, atunci vă putem percepe un onorariu rezonabil bazat pe costurile administrative.
• Dreptul de retragere a consimțământului

Atunci când v-ați exprimat consimțământul pentru prelucrarea Datelor Personale, vă puteți retrage consimțământul în orice moment, fără ca acest lucru să afecteze prelucrarea anterioară sau relația dvs. cu noi.

• Dreptul la rectificare

Puteți beneficia din partea noastră de o rectificare a Datelor Personale, dacă acestea sunt incorecte sau incomplete.

• Dreptul la ștergerea datelor

Aveți dreptul de a ne solicita să vă ștergem Datele Personale pe care le prelucrăm în privința dumneavoastră, în următoarele situații:

• Datele Personale nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;
• vă retrageți consimțământul pe care ni l-ați transmis pentru prelucrarea Datelor Personale și nu există un alt temei juridic pentru prelucrare;
• vă opuneți prelucrării Datelor Personale și nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce privește prelucrarea;
• Datele Personale au fost prelucrate ilegal;
• Datele Personale trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care ne revine.

Trebuie să ne conformam unei solicitări de ștergere care îndeplinește condițiile indicate mai sus, exceptând situațiile în care Datele Personale sunt necesare:

• pentru exercitarea dreptului la libertatea de exprimare și informare;
• pentru conformarea cu o obligație legală care ne angajează;
• pentru atingerea scopurilor în interes public, în scopuri științifice sau istorice sau în scopuri statistice; sau
• pentru formularea, exercitarea sau apărarea unor acțiuni în justiție.
• Dreptul la restricționarea prelucrării

Puteți obține din partea noastră restricționarea prelucrării Datelor dvs. Personale, în următoarele cazuri:

• contestați exactitatea Datelor Personale, restricționarea urmând a avea loc pe perioada în care noi verificăm exactitatea datelor;
• prelucrarea Datelor Personale este ilegală, și vă opuneți ștergerii Datelor dvs. Personale, solicitând în schimb restricționarea utilizării acestora;
• nu mai avem nevoie de Datele Personale în scopul prelucrării, dar ni le solicitați pentru constarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
• aveți obiecții legate de prelucrare în timp ce noi verificăm dacă motivele noastre legitime prevalează asupra drepturilor dumneavoastră în calitate de Persoană Vizată.

În această situație în care prelucrarea a fost restricționata, Datele Personale pot, cu excepția stocării, să fie prelucrate numai cu consimțământul dumneavoastră ori pot fi prelucrate pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanța sau pentru protecția drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice din motive de interes public.

• Dreptul la opoziție

Puteți obiecta în orice moment la prelucrarea Datelor Personale din motive legate de situația dumneavoastră particulară, cu condiția ca prelucrarea să nu se bazeze pe consimțământul dumneavoastră ci pe interesele noastre legitime sau pe cele ale unei terțe parți.

În acest caz nu vom mai prelucra Datele Personale, cu excepția cazului în care (i) putem dovedi motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau (ii) sau în cazul în care scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță. Dacă obiectați la prelucrare, vă rugăm să specificați dacă doriți, de asemenea, ca Datele Personale sa fie șterse, în caz contrar noi doar le vom restricționa.

• Dreptul de a formula o plângere

În cazul în care aveți o nemulțumire, vă rugăm să ne anunțați mai întâi pe noi, pentru a încerca să remediem situația. Dacă nu reușim, vă puteți adresa Autorității Naționale pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, prin procedura descrisă pe website-ul lor: www.dataprotection.ro.

De reținut:

• Perioada de timp: Vom încerca să soluționam cererea dumneavoastră în termen de o lună de zile, termen care poate fi prelungit din motive specifice legate de un anumit drept legal sau de complexitatea cererii dumneavoastră. În toate cazurile, dacă acest termen este prelungit, vă vom informa cu privire la durata prelungirii și motivele care au condus la aceasta.
• Lipsa identificării: În anumite cazuri, nu vă putem identifica drept Persoana Vizată din cauza informațiilor de identificare insuficiente. În aceste cazuri nu ne putem conforma solicitării dumneavoastră de a vă exercita drepturile legale descrise în prezenta secțiune, decât dacă ne furnizați informații suplimentare care să permită identificarea dumneavoastră. Ca atare, vă vom informa și vă vom oferi posibilitatea de a furniza asemenea detalii suplimentare.
• Exercitarea drepturilor: Pentru a exercita drepturile dumneavoastră, vă rugam să ne contactați în scris (inclusiv electronic) la detaliile de contact furnizate în secțiunea Contact de mai jos.

1. CONFIDENȚIALITATE ȘI SECURITATE

Protecția Datelor dvs. Personale este foarte importantă pentru noi. În calitate de Operator, vom lua toate măsurile de securitate necesare pentru protecția datelor dumneavoastră împotriva accesului neautorizat la date sau modificării, dezvăluirii sau distrugerii neautorizate de date.

• CONTACT

Pentru exercitarea drepturilor pe care le aveți în calitate de Persoană Vizată, precum și pentru orice informații sau sesizări în legătură cu prelucrarea și protecția Datelor Personale, vă rugăm să ne contactați în scris la următoarea adresa de email: [email protected]. De asemenea, ne puteți contacta la adresa sediului nostru din Aleea Valea Siretului nr. 1, bl. P2, sc. 1, ap. 6, Sector 6, București.

• MODIFICAREA PREZENTEI INFORMĂRI

Prezenta Informare poate fi modificată oricând în mod unilateral de către Operator. În măsura în care o astfel de modificare va surveni, aceasta va fi adusă la cunoștința dvs. prin publicarea pe Site-ul nostru și va fi valabilă de la data publicării pe Site a versiunii actualizate.